Frais propres à l’employeur

Fiscale tips accountant boekhouder kosten werkgever

De nombreux entrepreneurs demandent s’ils peuvent allouer des frais propres à l’employeur, à leurs employés. La question elle-même n’est pas surprenante. Pour l’employé, c’est une allocation non imposable. Pour l’employeur, aucune charge patronale n’est due sur les frais propres à l’employeur. Il est donc logique qu’en pratique, l'on ait souvent des discussions à ce sujet avec le Fisc et/ou l’O.N.S.S.

Généralités

Les frais propres à l’employeur doivent répondre à certaines conditions fiscales comme sociales. Nous considérons ci-après le contexte fiscal.

Les frais propres à l’employeur sont des frais à la charge de l’employeur qui ont été avancés par l’employé. Il s’agit donc en principe simplement d’un remboursement de l’employeur à l’employé.

Un exemple classique est le déplacement d'un employé avec sa propre voiture pour se rendre chez un client de l’employeur. Une compensation forfaitaire par km. est alors prévue. Elle est en principe fixée annuellement et s’élève depuis le 1er juillet de cette année à 0.3653 euro par km.

Les Finances vont vérifier que ce sont effectivement des frais à payer en principe par l’employeur et que ces compensations sont effectivement dépensées à ces frais. La jurisprudence est plus souple à ce sujet et se base sur la présomption réfutable que le paiement des frais propres à l’employeur n’entraîne aucune capacité d'imposition.

Il est important que l’employeur mentionne obligatoirement sur la fiche individuelle de l’employé, le fait que des frais propres à l’employeur aient été payés à l’employé en question. Si ce n’est pas le cas, ces frais sont fiscalement rejetés chez l’employeur.

Pièces justificatives valides ou base forfaitaire

Les frais propres à l’employeur peuvent être remboursés à partir des pièces justificatives effectives ou sur une base forfaitaire.

Le remboursement basé sur les pièces justificatives effectives cause moins de problèmes.

Il nécessite évidemment la discipline nécessaire de la part de l’employé qui doit conserver les pièces justificatives nécessaires et les transmettre à l’employeur.

En pratique, les frais propres à l’employeur sont cependant dans de nombreux cas, payés de manière forfaitaire, comme par exemple le remboursement des frais de voiture, l’indemnité journalière pour les déplacements professionnels en Belgique et les indemnités pour les déplacements professionnels à l’étranger. Les positions courantes et directives du fisc à ce sujet sont disponibles.

En pratique, afin d’étayer certains frais spécifiques forfaitaires, on conserve parfois quelques mois les pièces justificatives des frais effectifs pour démontrer que les frais correspondent à la réalité. Il est en tous cas souhaitable de vérifier par employé si le forfait est légitime dans le cadre de ses fonctions et conditions de travail.

Certaines possibilités de frais propres à l’employeur sont moins connues.

Un employeur peut ainsi payer également une indemnité pour le garage dans lequel l’employé gare sa voiture de fonction.

Des frais de représentation sont aussi parfois attribués de manière forfaitaire. Il s’agit bien évidemment d’employés régulièrement en déplacement qui doivent établir les contacts nécessaires.

Les autres frais propres à l’employeur possibles sont dans certaines situations, les abonnements à la littérature professionnelle, frais de parking, frais de bureau à domicile et autres.

Il existe aussi quelques directives pour le télétravail. Il s’agit là du remboursement des frais d’ordinateur, connexion Internet, abonnement Internet, abonnement et communications du téléphone portable .

L’affiliation aux organisations professionnelles et les cotisations de membre des professions réglementées (institutions professionnelles et autres) peuvent également constituer des frais propres à l’employeur.

Aussi pour les dirigeants d’entreprises

Le principe des frais propres à l’employeur n’est d’ailleurs pas exclusivement réservé aux employés. Il est également applicable aux dirigeants d’entreprises. On doit évidemment bien vérifier qu’il n’y ait aucune double déduction des frais. De nombreux dirigeants d’entreprises font toujours prendre directement en charge leurs frais professionnels effectifs par la société.

Commission des décisions anticipées

Diverses décisions anticipées concernant les frais forfaitaires propres à l’employeur sortent chaque année.

Vous pouvez les consulter sur www.ruling.be.