Uw forfaitaire dagvergoeding vanaf september 2017

Fiscale tips accountant dagvergoeding

Vanaf september 2017 wijzigen de toekenningsvoorwaarden voor binnenlandse dagvergoedingen aan ambtenaren. Aangezien deze regelgeving als een ‘ernstige norm’ wordt aanvaard voor de toekenning van dagvergoedingen in de privé sector, heeft dit uiteraard ook een impact op de dagvergoedingen die een vennootschap betaalt aan haar werknemer of bedrijfsleider.

Een werknemer of bedrijfsleider kan de beroepsmatige kosten werkelijk laten (terug)betalen door de vennootschap. Hiertoe is een volledige verantwoording vereist en moet bijgevolg voor elke uitgave een bonnetje of ticket voorhanden zijn. Er kan eveneens geopteerd worden voor de toekenning van een forfaitaire dagvergoeding op voorwaarde dat deze vergoeding verantwoord is aan de hand van ‘ernstige normen’. De toetsing aan ‘ernstige normen’ houdt in dat het bedrag niet hoger mag zijn dan het bedrag van de vergoedingen die ambtenaren ontvangen. Er moet eveneens bewezen worden dat er effectief dergelijke kosten gemaakt worden en dat het bedrag werd vastgesteld rekening houdend met het effectief aantal verplaatsingen. De forfaitaire dagvergoeding dekt kosten van maaltijden en dranken. Verplaatsingskosten zitten niet in het forfait begrepen en kunnen dus bijkomend op het forfait terugbetaald worden mits uiteraard de nodige verantwoording.

T.e.m. augustus 2017 bedroeg de dagvergoeding 20,00 EUR voor een dienstverplaatsing van meer dan
5 uur, het 13e en 14e uur volledig inbegrepen. Dit was de dagvergoeding die belastingvrij kon worden toegekend aan de hoogste ambtenaren.

Deze vergoeding daalt vanaf september 2017 naar 16,73 EUR en is dezelfde voor alle ambtenaren, ongeacht het niveau. De toepassing ervan is afhankelijk van volgende cumulatieve voorwaarden:

  • De dienstverplaatsing moet minstens 6 uur duren;
  • De dienstverplaatsing moet gebeuren buiten een straal van 25 km;
  • Voor dezelfde dienstverplaatsing mag geen enkele andere terugbetaling of voordeel geregeld worden.

In afwijking van bovenstaande cumulatieve voorwaarden kan een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend gelijk aan het aantal keren de dagelijkse vergoeding, met een maximum van 16 keer, als de aard zelf van de functie van de ambtenaar regelmatige prestaties buiten de administratieve standplaats impliceert.

De forfaitaire toeslag wegens nachtverblijf is eveneens aangepast. T.e.m. augustus 2017 bedroeg deze 23,98 EUR voor een kosteloos verblijf en 45,55 EUR voor een betalend verblijf.

Vanaf september 2017 bedraagt de aanvullende vergoeding 125,51 EUR, eveneens van toepassing voor alle ambtenaren, ongeacht het niveau, onder volgende cumulatieve voorwaarden:

  • De ambtenaar moet buiten zijn woonplaats logeren (maar in België);
  • De dienstverplaatsing moet gebeuren buiten een straal van 75 km;
  • Er worden kosten gemaakt voor het nachtverblijf waarvoor geen enkele andere terugbetaling of voordeel geregeld wordt.

De vraag stelt zich nog in welke mate de nieuwe strengere voorwaarden noodzakelijk zijn opdat een forfaitaire dagvergoeding toegekend aan een werknemer of bedrijfsleider voldoet aan ‘ernstige normen’. In elk geval zal het bedrag van de dagvergoeding moeten aangepast worden aan de nieuwe normen van deze voor ambtenaren, tenzij uiteraard een hoger bedrag te verantwoorden is. Daartegenover staat dat ook de hogere vergoeding voor een nachtverblijf van toepassing is.

De forfaitaire dagvergoeding is een kost eigen aan de werkgever en is in hoofde van de genieter belastingvrij als aan alle toepassingsvoorwaarden voldaan is. Beroepsmatige verplaatsingen van 40 dagen of meer, zelfs indien onderbroken, naar eenzelfde ‘plaats van tewerkstelling’ vallen niet onder de regeling van binnenlandse dienstverplaatsingen. In dergelijk geval zijn de ontvangen vergoedingen belastbaar.

In uw vennootschap is de forfaitaire dagvergoeding 100% aftrekbaar, op voorwaarde van vermelding op de inkomstenfiche.

Er bestaat een andere regeling voor buitenlandse dagvergoedingen. Deze regeling wijzigt niet.


Elke Sanctorum, accountant IAB, belastingconsulent IAB